Bảng lương cân tổng vẫn có thể sai: soi từng người từng ngày

Ai từng ký duyệt bảng lương đều biết cảm giác này. Con số tổng khớp với tháng trước, khớp với dự toán, không có gì bất thường. Bạn ký. Nhưng tổng khớp không có nghĩa là từng người đúng. Đây là bài viết về khoảng cách giữa hai điều đó, và về việc tôi đã đi vào khoảng cách ấy như thế nào.

1. Vì sao so tổng là một cái bẫy

Vì lỗi biết tự bù trừ cho nhau. Một người bị tính thiếu, một người khác được tính dư, tổng vẫn đẹp. Càng nhiều người, càng nhiều dòng, khả năng bù trừ càng cao, và bảng tổng càng trông đáng tin.

Điều nguy hiểm không phải là con số sai. Điều nguy hiểm là bảng tổng khớp khiến bạn ngừng nhìn. Người lao động thì không nhìn tổng, họ nhìn dòng của chính họ. Đoàn kiểm tra cũng không nhìn tổng, họ rút ngẫu nhiên vài hồ sơ rồi soi tới từng ngày.

2. Sáu loại lỗi chỉ lộ ra khi soi tới từng dòng

Đây là các loại lỗi, không phải con số của bất cứ đơn vị nào. Tôi liệt kê để bạn biết đường mà soi.

Một. Ca gãy và ca qua đêm. Ca bắt đầu hôm nay kết thúc rạng sáng mai bị đếm nhầm sang ngày sau, hoặc bị đếm hai lần. Đây là loại lỗi phổ biến nhất ở ngành làm việc theo ca.

Hai. Chấm công thiếu đầu hoặc thiếu cuối. Quên quẹt một đầu, hệ thống tự bù một giá trị mặc định. Giá trị mặc định đó không sai về mặt kỹ thuật, nhưng không phải là thứ đã xảy ra thật.

Ba. Ngày nghỉ chồng lên ngày công. Một ngày vừa được ghi nghỉ phép vừa có dữ liệu chấm công. Nhìn tổng thì không thấy gì, nhìn dòng thì thấy ngay.

Bốn. Làm thêm vượt trần. Đây là loại lỗi tôi soi kỹ nhất, vì nó không chỉ là chuyện tiền. Vượt trần giờ làm thêm là chuyện tuân thủ, và là câu đoàn kiểm tra sẽ hỏi. Phải soi theo cả ba mốc: ngày, tháng và năm, vì một người có thể không vượt theo tháng nhưng vượt theo năm.

Năm. Sai vùng áp dụng. Người đổi bộ phận, đổi vị trí, đổi hợp đồng giữa kỳ nhưng quy tắc áp dụng chưa đổi theo. Lỗi này im lặng suốt nhiều tháng cho tới khi có người thắc mắc.

Sáu. Trùng và sót ở hai đầu kỳ. Người vào làm hoặc nghỉ việc giữa kỳ là nhóm hay sai nhất, vì họ nằm ở chỗ hai kỳ giao nhau.

3. Vì sao trước đây gần như không ai làm việc này

Không phải vì người làm nhân sự không biết. Ai làm nghề đủ lâu cũng biết. Lý do rất đơn giản: khối lượng.

Soi từng người từng ngày trong một kỳ, với quy mô hàng chục nghìn dòng, là việc mà một phòng nhân sự bình thường không có đủ giờ để làm, trong khi vẫn phải chạy tuyển dụng, chạy chế độ, chạy đào tạo và trả lời hàng trăm câu hỏi mỗi ngày. Nên người ta so tổng. Không phải vì lười, mà vì không còn cách nào khác.

4. Cách tôi làm, và điều tôi nhất định không làm

Điều tôi nhất định không làm trước: không đưa dữ liệu thật lên bất cứ công cụ nào. Không một bảng lương nào, không một danh sách người nào rời khỏi máy của tôi.

Cách làm thật gồm bốn bước.

Bước một, viết quy tắc ra thành chữ. Đây là bước tốn công nhất và cũng là bước quyết định. Ca tính từ mấy giờ tới mấy giờ, ca qua đêm tính vào ngày nào, ngày lễ tính hệ số ra sao, trần giờ làm thêm theo ngày theo tháng theo năm là bao nhiêu. Nếu bước này mơ hồ thì mọi thứ phía sau đều vô nghĩa.

Bước hai, dựng quy trình soi. Tôi mô tả quy tắc và mô tả cấu trúc bảng, không đưa nội dung bảng. Thứ nhận về là một quy trình kiểm, chạy trên máy của tôi.

Bước ba, chạy và đọc kết quả. Kết quả không phải là câu trả lời. Kết quả là danh sách chỗ cần nhìn: dòng nào lệch, lệch theo hướng nào, thuộc loại lỗi nào trong sáu loại ở trên.

Bước bốn, người quyết định. Mỗi chỗ được đánh dấu đều phải mở hồ sơ gốc ra đối chiếu rồi mới kết luận. Máy chỉ trỏ, người mới kết luận.

5. Chỗ này quan trọng hơn mọi kỹ thuật

Tôi đã thấy nhiều người hào hứng vì máy tìm ra một loạt điểm nghi vấn, rồi mang nguyên danh sách đó đi báo cáo. Đó là sai lầm nặng.

Một điểm được đánh dấu chưa phải là một lỗi. Nó chỉ là một chỗ có gì đó không khớp với quy tắc đã viết, và quy tắc đó do chính bạn viết ra, nên nó cũng có thể sai. Ở đây có một điều tôi luôn nói với người tôi kèm: bạn báo cáo cái bạn đã đối chiếu, không báo cáo cái máy đưa cho bạn.

Đây cũng là chỗ tách người dùng AI có nghề với người dùng AI cho vui. Người có nghề biết rằng phần khó không nằm ở việc tìm ra điểm nghi vấn. Phần khó nằm ở việc đọc đúng ý nghĩa của điểm đó, và biết cái nào phải báo, cái nào phải hỏi lại người trong cuộc trước khi kết luận.

6. Thứ đáng giá nhất không phải là kết quả của một lần

Việc rà một kỳ xong là việc của một kỳ. Thứ đáng giá là quy trình còn lại: kỳ sau chạy lại, quý sau chạy lại, mà không phải làm lại từ đầu.

Và cái quý hơn nữa là nó đổi vị thế của phòng nhân sự trong tổ chức. Từ chỗ ngồi trả lời khi bị thắc mắc, sang chỗ biết trước chỗ sẽ bị thắc mắc rồi xử lý trước khi ai kịp hỏi. Với người làm nghề này, đó là khác biệt giữa bị động và chủ động.

Vì sao tôi viết bài này

Vì mười tám năm trong nghề, tôi đã thấy quá nhiều lần người lao động thiệt mà không biết mình thiệt, và cũng thấy công ty gánh rủi ro mà không biết mình đang gánh. Cả hai đều bắt nguồn từ cùng một chỗ: không ai đủ giờ để soi tới từng dòng. Bây giờ thì đủ giờ rồi. Vấn đề còn lại chỉ là có chịu soi hay không.