Kiểm bảng chấm công: bốn nhóm việc phải soi trước khi chốt

Bảng chấm công là đầu vào của mọi thứ phía sau. Sai từ đây thì bảng lương có tính đúng công thức đến mấy cũng vẫn ra kết quả sai, và không ai phát hiện được nữa vì mọi thứ đều khớp nhau một cách hoàn hảo. Bài này nói về việc soi chính bảng công, lúc nó còn là dữ liệu thô, trước khi nó kịp biến thành tiền.

1. Vì sao phải soi ở khâu này chứ không phải khâu sau

Có hai chặng kiểm rất khác nhau mà nhiều người gộp làm một. Chặng sau là soi bảng lương đã tính xong, tôi đã viết riêng ở bài về bảng lương cân tổng vẫn có thể sai. Chặng trước, tức bài này, là soi bảng công khi nó chưa qua bất cứ công thức nào.

Chặng trước quan trọng hơn, vì một lỗi ở bảng công sẽ được công thức tính lương hợp thức hoá thành một con số trông rất hợp lý. Một ngày nghỉ bị ghi nhầm thành ngày công không hiện lên như một lỗi. Nó hiện lên như tiền lương của một ngày làm việc bình thường.

Nói cách khác: sai ở bảng lương thì còn có chỗ để lần ra. Sai ở bảng công thì lỗi đã bị xoá dấu vết ngay khi bước qua khâu tính.

2. Vài trăm tới vài nghìn dòng là chuyện bình thường

Đây là điều làm mọi hướng dẫn kiểu "kiểm tra kỹ ngày công thực tế" trở nên vô dụng. Một đơn vị vài chục người, nhân với số ngày trong kỳ, đã ra vài trăm tới vài nghìn ô cần nhìn. Đơn vị nhiều ca, nhiều bộ phận thì con số ấy còn lớn hơn nữa.

Ở quy mô đó, đọc bằng mắt không phải là chậm. Nó là không đáng tin. Người đọc tới dòng thứ hai trăm đã khác hẳn người đọc dòng đầu tiên: mắt lướt nhanh hơn, não tự điền vào chỗ trống, và những dòng trông giống nhau bắt đầu bị nhìn thành một.

Nên việc phải làm không phải là đọc kỹ hơn. Việc phải làm là chuyển từ đọc sang kiểm: đặt ra những câu hỏi có đáp án đúng sai rõ ràng, rồi bắt máy trả lời từng câu trên toàn bộ bảng.

3. Nhóm một: bảng đã đủ hình hài chưa, trước khi nhìn tới số

Đây là nhóm hay bị bỏ qua nhất, và bỏ qua nó thì mọi kiểm tra phía sau đều mất nghĩa. Nếu bảng thiếu mất năm người thì việc soi kỹ những người còn lại cũng không cứu được gì.

Đủ người chưa. Số dòng phải khớp với danh sách lao động tại thời điểm chốt công. Chỗ hay hụt nhất là người vào làm giữa kỳ và người nghỉ việc giữa kỳ, vì họ nằm đúng chỗ hai kỳ giao nhau.

Đủ ngày chưa. Số cột ngày phải khớp số ngày thực của kỳ. Bảng bị copy từ tháng trước sang mà quên sửa là lỗi kinh điển, và tháng có 30 với tháng có 31 ngày trông giống nhau đến mức không ai nhận ra.

Có ai bị trùng không. Một người xuất hiện hai lần. Lỗi này xuất hiện gần như chắc chắn khi bảng được gộp từ nhiều bộ phận, nhất là với người vừa chuyển bộ phận giữa kỳ nên có tên ở cả hai nơi.

Có ai lạc không. Người có trong bảng công nhưng không có trong danh sách lao động, và ngược lại. Cả hai chiều đều phải kiểm, vì chúng là hai lỗi khác nhau: một bên là trả cho người không còn, một bên là bỏ quên người đang làm.

Mã nhân viên có sạch không. Không rỗng, không trùng, không có khoảng trắng thừa ở đầu hay cuối. Nghe vụn vặt, nhưng đây là thứ khiến mọi phép đối chiếu phía sau âm thầm bỏ sót đúng những dòng cần tìm.

4. Nhóm hai: những giá trị không thể có

Nhóm này dễ kiểm nhất vì nó không cần hiểu nghiệp vụ, chỉ cần biết cái gì là bất khả thi.

Ký hiệu ngoài bộ quy ước. Đơn vị nào cũng có bộ ký hiệu riêng cho ngày công, nghỉ phép, nghỉ không lương, ốm, lễ. Việc cần làm là liệt kê toàn bộ giá trị đang thực sự xuất hiện trong bảng, rồi so với bộ quy ước. Mọi giá trị lạ đều phải có người giải thích, kể cả khi nó chỉ xuất hiện một lần.

Số giờ vượt ngưỡng vật lý. Một ngày không thể có hơn hai mươi bốn giờ công. Nghe hiển nhiên, nhưng bảng gộp từ nhiều nguồn thì cộng dồn nhầm là chuyện thường.

Giá trị âm hoặc bằng không bất thường. Giờ công âm, ngày công âm, hoặc một người có tổng công bằng không trong khi vẫn đang làm việc bình thường.

Ô trống nằm giữa kỳ. Với người đang làm việc liên tục, một ô trống giữa kỳ không phải là không có dữ liệu. Nó là một câu hỏi chưa ai trả lời: hôm đó người ta nghỉ, quên chấm, hay dữ liệu bị mất khi tổng hợp.

5. Nhóm ba: những chỗ vô lý mà chỉ người trong nghề mới thấy

Đây là nhóm khó nhất, và cũng là nhóm mang lại nhiều phát hiện nhất. Máy không tự nghĩ ra được những phép kiểm này, phải có người viết ra cho nó.

Vừa nghỉ vừa làm trong cùng một ngày. Một ngày được ghi nghỉ phép nhưng vẫn có giờ làm thêm. Có thể đúng, có thể sai, nhưng nhất định phải có người xem lại từng trường hợp.

Có công ngoài thời gian làm việc thực tế. Chấm công sau ngày chấm dứt hợp đồng, hoặc trước ngày bắt đầu làm việc. Nhóm này lộ ra ngay khi đối chiếu bảng công với các quyết định nhân sự.

Ngày lễ bị chấm như ngày thường. Danh sách ngày nghỉ lễ trong kỳ phải được liệt kê trước, rồi soi riêng những ngày đó.

Làm liên tục không có ngày nghỉ nào. Một người có công đủ cả kỳ không nghỉ ngày nào là dấu hiệu cần xem lại, dù là lỗi dữ liệu hay là chuyện tuân thủ thật.

Làm thêm vượt trần. Đây là mục tôi soi kỹ nhất, vì nó vượt khỏi chuyện tiền. Bộ luật Lao động 2019 tại Điều 107 giới hạn giờ làm thêm không quá năm mươi phần trăm số giờ làm việc bình thường trong một ngày, không quá bốn mươi giờ trong một tháng và không quá hai trăm giờ trong một năm, riêng một số ngành nghề được tối đa ba trăm giờ. Con số áp dụng cho đơn vị mình thì phải tự đối chiếu với ngành nghề và với thoả thuận đang có, đừng lấy con số chung mà áp thẳng.

6. Nhóm bốn: đối chiếu với nguồn khác, không tự soi một mình

Ba nhóm trên đều là soi bảng công bằng chính nó. Nhóm này là chỗ lộ ra những lỗi mà bảng công không bao giờ tự khai.

Đối chiếu với đơn nghỉ đã duyệt. Mỗi ngày nghỉ trong bảng phải có một đơn tương ứng, và ngược lại, mỗi đơn đã duyệt phải hiện ra trong bảng. Lệch ở chiều nào cũng là vấn đề.

Đối chiếu với quyết định nhân sự. Ngày vào, ngày nghỉ việc, ngày chuyển bộ phận, ngày đổi ca. Người đổi vị trí giữa kỳ mà quy tắc tính chưa đổi theo là loại lỗi im lặng nhất, vì nó không sai về hình thức, chỉ sai về việc áp nhầm quy tắc.

Đối chiếu với dữ liệu gốc của máy chấm công. Nếu bảng đã qua tay người tổng hợp thì phải kiểm lại với bản gốc, vì mọi thao tác thủ công đều là một chỗ có thể sai.

Đối chiếu với kỳ trước. Ai biến mất, ai mới xuất hiện, ai có tổng công thay đổi đột ngột so với chính mình. Phép so này không tìm ra lỗi cụ thể, nhưng nó rất giỏi việc chỉ đúng chỗ cần nhìn.

7. Để AI làm phần rà, và không đưa dữ liệu ra ngoài

Điều tôi nhất định không làm, nói trước: không đưa bảng công thật lên bất cứ công cụ nào. Không tên người, không mã nhân viên, không một dòng dữ liệu nào rời khỏi máy của đơn vị. Lý do và cách xử lý tôi đã viết riêng ở bài về việc có nên đưa dữ liệu nhân sự lên ChatGPT.

Cách làm được mà vẫn giữ nguyên tắc đó gồm ba bước.

Bước một, viết quy tắc ra thành chữ. Bộ ký hiệu gồm những gì, ca tính từ mấy giờ tới mấy giờ, ca qua đêm tính vào ngày nào, ngày lễ trong kỳ là những ngày nào, trần làm thêm áp dụng cho đơn vị mình là bao nhiêu. Bước này tốn công nhất, và nó cũng chính là bước quyết định. Bảng công của mỗi nơi một khác, nên không có bộ kiểm dùng chung.

Bước hai, mô tả cấu trúc chứ không đưa nội dung. Nói rõ bảng có những cột nào, mỗi cột chứa kiểu dữ liệu gì, rồi yêu cầu dựng quy trình kiểm theo đúng bộ quy tắc vừa viết. Thứ nhận về là một quy trình chạy trên máy của mình, không phải một câu trả lời.

Bước ba, chạy và đọc danh sách chỗ cần nhìn. Kết quả không bao giờ là kết luận. Kết quả là một danh sách: dòng nào, ngày nào, lệch với quy tắc nào. Mỗi mục trong danh sách đó đều phải mở hồ sơ gốc ra đối chiếu rồi mới kết luận.

8. Chạy theo đúng thứ tự, đừng chạy hết một lượt

Thứ tự bốn nhóm ở trên không phải xếp cho đẹp. Nó là thứ tự bắt buộc.

Kiểm hình hài trước, vì nếu bảng thiếu người hoặc thiếu ngày thì mọi con số sau đó đều đang được tính trên một cái nền sai. Kiểm giá trị bất khả thi tiếp theo, vì những giá trị đó sẽ làm nhiễu mọi phép so sánh phía sau. Rồi mới tới kiểm tính hợp lý, và cuối cùng mới đối chiếu chéo, vì đối chiếu chéo là bước tốn thời gian nhất và chỉ nên làm trên một bảng đã sạch.

Chạy hết một lượt rồi nhận về một danh sách dài hàng trăm mục là cách nhanh nhất để bỏ cuộc. Chạy theo lớp thì mỗi lớp chỉ còn vài chục mục, và mỗi lớp xử lý xong sẽ làm lớp sau ngắn lại.

9. Điều quan trọng hơn cả bốn nhóm trên

Một điểm được máy đánh dấu chưa phải là một lỗi. Nó chỉ là một chỗ không khớp với bộ quy tắc mà chính bạn vừa viết ra, và bộ quy tắc đó cũng có thể sai.

Tôi đã thấy người hào hứng vì máy tìm ra một loạt điểm nghi vấn rồi mang nguyên danh sách đi báo cáo. Đó là sai lầm nặng, vì nó biến một công cụ kiểm soát thành một bản cáo trạng nhắm vào đồng nghiệp, trong khi phần lớn các điểm đó rồi sẽ có lời giải thích hợp lý.

Phần khó của nghề không nằm ở chỗ tìm ra điểm nghi vấn. Nó nằm ở chỗ biết điểm nào đáng đưa ra và đưa ra như thế nào. Đó là thứ máy không làm thay được, và cũng là lý do người làm nhân sự có nghề vẫn cần thiết khi có AI.

Vì sao tôi viết bài này

Vì suốt mười tám năm làm nghề, tôi thấy khâu bảng công là khâu ít được soi nhất mà lại quyết định nhiều nhất. Ai cũng dồn sức kiểm bảng lương, trong khi lỗi phần lớn đã nằm sẵn ở bảng công từ trước đó.

Trước đây không ai soi kỹ khâu này không phải vì không biết, mà vì không đủ giờ. Bây giờ thì đủ. Đó là thay đổi thật sự mà AI mang lại cho nghề nhân sự, và nó không nằm ở chỗ viết hộ một cái tin tuyển dụng.