AI đọc tài liệu dài vài chục trang, làm thế nào cho đúng

Một bộ quy chế vài chục trang, một tập hồ sơ pháp lý, một bộ tài liệu của đơn vị khác gửi sang. Sếp hỏi đúng một câu, và bạn phải đọc hết mới trả lời được. Để AI đọc tài liệu dài là việc tôi làm thường xuyên nhất, và cũng là việc dễ làm sai nhất nếu không có quy tắc.

1. Để AI đọc tài liệu dài khác hẳn việc nhờ AI viết

Nhờ AI viết thì sai cũng dễ thấy, vì bạn đọc là biết câu chữ có ổn không. Nhờ AI đọc thì khác: nó trả lời rất trôi chảy về một thứ nó có thể đã đọc sót, và bạn không có cách nào biết nếu chính bạn cũng chưa đọc.

Nên nguyên tắc đầu tiên tôi đặt ra cho mình là: không bao giờ dùng câu trả lời của máy làm căn cứ cuối cùng. Nó chỉ dùng để chỉ chỗ. Kết luận vẫn phải mở đúng trang gốc ra đọc.

2. Điều phải làm trước tiên, trước cả khi mở công cụ

Phân loại tài liệu. Chỉ có hai loại và cách xử lý khác hẳn nhau.

Tài liệu công khai: văn bản luật, thông tư, tài liệu tham khảo tải trên mạng, giáo trình. Loại này đưa lên công cụ nào cũng được, vì nó vốn đã công khai.

Tài liệu nội bộ: quy chế của đơn vị, hợp đồng, hồ sơ nhân sự, bất cứ thứ gì có tên người hoặc số liệu thật. Loại này không đưa lên công cụ công cộng. Không có ngoại lệ, không có trường hợp "chỉ một lần thôi". Tôi đã viết riêng lý do và cách xử lý ở bài về việc có nên đưa dữ liệu nhân sự lên ChatGPT.

Với tài liệu nội bộ mà vẫn muốn dùng AI, cách làm là mô tả cấu trúc chứ không đưa nội dung: nói rõ tài liệu gồm những chương nào, mỗi chương nói về gì, rồi nhờ dựng quy trình đọc. Còn việc đọc thật thì chạy trên máy của đơn vị.

3. Hỏi thế nào để nó không trả lời chung chung

Cùng một tài liệu, cách hỏi quyết định tất cả.

Câu hỏi kém: "tóm tắt tài liệu này". Bạn sẽ nhận về một bản tóm tắt đúng nhưng vô dụng, vì nó tóm tắt cái mà máy cho là quan trọng, không phải cái bạn cần.

Câu hỏi tốt: nêu rõ bạn đang phải trả lời câu gì. Ví dụ: "Tôi cần biết tài liệu này quy định thế nào về thời gian thử việc và mức lương trong thời gian thử việc. Trích nguyên văn các đoạn liên quan kèm số điều, số trang. Nếu có chỗ nào mâu thuẫn với nhau thì nêu rõ cả hai chỗ."

4. Năm câu hỏi tôi dùng đi dùng lại

Một, hỏi có gì mâu thuẫn trong chính tài liệu này không. Một bộ quy chế dày thường được sửa nhiều lần, và các lần sửa hay để lại chỗ chỏi nhau. Đây là câu tìm ra nhiều vấn đề nhất.

Hai, hỏi tài liệu này im lặng ở chỗ nào. Tức là những tình huống mà nó không hề nhắc tới. Chỗ im lặng thường nguy hiểm hơn chỗ ghi sai, vì không ai để ý.

Ba, bắt liệt kê mọi mốc thời gian và mọi con số. Số ngày, số tháng, tỉ lệ phần trăm, mức trần. Gom hết vào một bảng rồi tự soi lại. Đây là chỗ dễ sai nhất khi đọc bằng mắt.

Bốn, hỏi ai chịu trách nhiệm ở từng bước. Tài liệu quy trình rất hay quên nói ai làm, chỉ nói làm gì.

Năm, hỏi ngược lại: nếu tôi muốn tìm kẽ hở trong tài liệu này thì tôi nhìn vào đâu. Câu này cho ra thứ mà đọc xuôi không bao giờ thấy.

5. Bắt buộc kiểm lại, và kiểm thế nào cho nhanh

Đây là phần không được bỏ, và cũng là phần phân biệt người dùng có nghề với người dùng cho vui.

Mở đúng trang được trích ra và đọc bằng mắt. Nếu câu trả lời không kèm số điều số trang thì hỏi lại cho tới khi có. Không có vị trí thì không kiểm được, mà không kiểm được thì không dùng.

Hỏi lại cùng một câu theo cách khác. Nếu hai lần trả lời khác nhau thì có vấn đề, và thường vấn đề nằm ở chính tài liệu chứ không phải ở máy.

Thử một câu mà bạn đã biết chắc đáp án. Đây là cách nhanh nhất để biết máy có đọc đúng tài liệu bạn đưa hay không. Nếu nó trả lời sai câu bạn đã biết, thì mọi câu còn lại đều không đáng tin.

6. Ba loại tài liệu trong nghề, đọc mỗi loại một kiểu

Tài liệu quy định. Nội quy, quy chế, thoả ước, quyết định. Loại này đọc để tìm ràng buộc: cái gì bắt buộc, cái gì cấm, hạn là bao lâu, ai duyệt. Câu hỏi quan trọng nhất với loại này là hỏi chỗ mâu thuẫn, vì tài liệu quy định thường được sửa nhiều lần và các lần sửa hay chỏi nhau.

Tài liệu quy trình. Các bước làm một việc, biểu mẫu kèm theo. Loại này đọc để tìm chỗ đứt: bước nào không nói ai làm, bước nào không nói làm xong thì chuyển cho ai, bước nào không có biểu mẫu tương ứng. Câu hỏi quan trọng nhất là hỏi ai chịu trách nhiệm ở từng bước.

Tài liệu của bên ngoài gửi sang. Hồ sơ đối tác, bộ tài liệu thầu, đề xuất của nhà cung cấp. Loại này đọc để tìm cái họ không nói: điều khoản nào bỏ trống, cam kết nào chỉ ghi chung chung, chi phí nào chưa có trong bảng. Câu hỏi quan trọng nhất là câu hỏi ngược: nếu tôi muốn tìm kẽ hở thì nhìn vào đâu.

Biết mình đang cầm loại nào thì hỏi trúng ngay từ câu đầu, không phải mò.

7. Một lần làm thật, kể lại từng bước

Giả sử bạn nhận một bộ quy chế nội bộ hơn năm mươi trang và sếp hỏi: đơn vị mình quy định thế nào về việc nghỉ không hưởng lương.

Bước một. Xác định đây là tài liệu quy định và là tài liệu nội bộ. Vậy là không đưa nội dung lên công cụ công cộng.

Bước hai. Hỏi đúng câu cần trả lời, kèm yêu cầu trích nguyên văn và ghi số điều số trang, kèm yêu cầu nêu chỗ mâu thuẫn nếu có.

Bước ba. Nhận về ba đoạn trích ở ba chỗ khác nhau trong tài liệu. Đây là lúc dễ mừng nhất và cũng dễ sai nhất.

Bước bốn. Mở đúng ba trang đó ra đọc bằng mắt. Thường sẽ phát hiện một trong ba đoạn nói về việc khác, chỉ là dùng chung một từ.

Bước năm. Hỏi thêm câu tài liệu im lặng ở chỗ nào. Đây là chỗ hay lộ ra vấn đề thật: quy chế nói về thủ tục xin nghỉ nhưng không nói ai được quyền duyệt quá bao nhiêu ngày.

Toàn bộ quy trình này mất khoảng mười lăm phút, so với một buổi chiều đọc tay. Nhưng bước bốn thì không được bỏ, dù nó chiếm phần lớn thời gian.

8. Bản scan thì làm sao

Rất nhiều tài liệu trong nghề là bản chụp lại, không phải bản gõ. Với loại này thì máy phải nhận dạng chữ trước khi đọc được, và bước nhận dạng đó hay sai dấu tiếng Việt.

Nên với bản scan, thêm một quy tắc nữa: mọi con số và mọi tên riêng đều phải mở bản gốc đối chiếu, không tin phần máy đọc ra. Chữ sai dấu thì đọc là thấy ngay, nhưng số sai một chữ số thì nhìn không ra.

9. Ba việc tuyệt đối không giao cho máy

Cho AI đọc tài liệu dài giúp bạn tiết kiệm rất nhiều giờ, nhưng có ba việc phải giữ lại cho mình.

Kết luận cuối cùng gửi lên cấp trên. Bạn ký tên vào đó, nên bạn phải đọc bằng mắt phần mình trích dẫn. Không ai chấp nhận lời giải thích rằng máy đọc ra như vậy.

Việc quyết định thứ nào là quan trọng. Máy xếp theo tần suất xuất hiện, còn bạn xếp theo hậu quả. Một điều khoản chỉ nhắc một lần có thể là điều khoản nguy hiểm nhất trong cả tập.

Việc phán đoán khi hai nguồn vênh nhau. Quy chế nội bộ nói một đằng, văn bản pháp luật nói một nẻo. Máy chỉ nêu ra được là có vênh. Chọn xử lý thế nào là chuyện của người làm nghề, và thường phải cân cả yếu tố con người lẫn yếu tố tổ chức. Tôi nói kỹ hơn về ranh giới này ở bài về việc bảng lương cân tổng vẫn có thể sai.

10. Thứ đáng giá không phải một lần đọc

Đọc xong một bộ tài liệu là xong việc của hôm đó. Thứ đáng giá hơn là bộ câu hỏi bạn giữ lại: lần sau có tài liệu mới, bạn chạy lại đúng bộ đó, không phải nghĩ lại từ đầu. Cách dựng một quy trình kiểm chạy lại được, tôi đã kể chi tiết ở bài về việc kiểm bảng chấm công.

Và cái quý nhất không phải tiết kiệm được buổi chiều. Là bạn dám nhận những việc trước đây phải từ chối vì không đủ giờ đọc. Đó mới là chỗ nghề nghiệp đi lên.