Viết thư từ chối ứng viên sao cho không mất người

Thư từ chối là loại văn bản ít được để ý nhất trong nghề tuyển dụng, và cũng là loại gây hại lâu nhất khi làm ẩu. Bài này nói cách viết thư từ chối ứng viên sao cho người nhận không thấy bị coi thường, và cách dùng AI để làm việc đó nhanh mà không thành ra vô hồn.

1. Vì sao viết thư từ chối ứng viên lại đáng để làm tử tế

Một người bị từ chối hôm nay có thể là người bạn cần tuyển sang năm, là người đang ngồi cùng phòng với ứng viên bạn sắp mời, hoặc là người sẽ kể lại trải nghiệm đó trong một nhóm nghề vài chục nghìn người.

Trong ngành khách sạn và du lịch, chuyện này còn rõ hơn nữa vì cộng đồng nghề rất hẹp, các đơn vị cách nhau vài cây số và người ta biết nhau gần hết. Một lá thư từ chối cụt lủn đi rất xa.

Còn phía ngược lại: đơn vị nào từ chối tử tế thì được nhớ. Tôi đã gặp ứng viên quay lại nộp hồ sơ lần hai chỉ vì lần đầu bị từ chối một cách đàng hoàng.

2. Ba kiểu thư từ chối đang phổ biến, và cả ba đều dở

Kiểu im lặng. Không hồi âm gì cả. Đây là kiểu phổ biến nhất và gây ức chế nhất, vì người ta phải tự đoán mình bị loại.

Kiểu mẫu chung. Một đoạn giống hệt nhau gửi cho tất cả, không có tên, không có vị trí, đọc là biết máy gửi. Nó còn tệ hơn im lặng ở chỗ nó cho thấy đơn vị có nghĩ tới việc trả lời nhưng không muốn tốn công.

Kiểu giải thích quá đà. Kể lể chi tiết vì sao ứng viên không đạt, thậm chí chấm điểm từng phần. Người viết nghĩ mình đang tử tế, nhưng người nhận thấy như bị mổ xẻ. Kiểu này còn kéo theo rủi ro pháp lý nếu lý do bị hiểu là phân biệt đối xử.

3. Bốn phần bắt buộc của một lá thư từ chối tử tế

Một, gọi đúng tên và đúng vị trí đã ứng tuyển. Nghe hiển nhiên nhưng đây là chỗ hay sai nhất khi gửi hàng loạt, và sai chỗ này thì mọi thứ phía sau vô nghĩa.

Hai, nói kết quả ngay trong hai dòng đầu. Đừng bắt người ta đọc hết ba đoạn khen mới biết mình bị loại. Nói thẳng, lịch sự, không vòng vo.

Ba, một câu ghi nhận cụ thể. Không phải lời khen chung chung, mà một chi tiết có thật từ hồ sơ hoặc buổi phỏng vấn. Đây là phần làm nên khác biệt, và cũng là phần tốn công nhất.

Bốn, một cánh cửa để ngỏ nếu thật lòng. Nếu đơn vị sẽ tuyển vị trí tương tự trong vài tháng tới thì nói rõ. Nếu không thì đừng hứa, vì hứa suông còn tệ hơn không hứa.

4. Ba điều tuyệt đối không đưa vào thư

Lý do loại chi tiết. Nói rằng ứng viên thiếu kinh nghiệm ở mảng nào thì có thể chấp nhận. Nhưng đừng liệt kê từng điểm yếu, và tuyệt đối đừng nhắc tới tuổi, giới tính, tình trạng hôn nhân, ngoại hình, nơi cư trú. Đây vừa là chuyện tử tế vừa là chuyện tuân thủ.

So sánh với ứng viên khác. Câu "chúng tôi đã chọn một ứng viên phù hợp hơn" nghe thì trung tính, nhưng thêm bất cứ chi tiết nào về người kia là sai.

Lời khuyên không được yêu cầu. Trừ khi ứng viên hỏi xin nhận xét, đừng tự đưa lời khuyên nghề nghiệp. Nó dễ bị đọc thành trịch thượng.

5. Dùng AI thế nào cho đúng ở việc này

Đây là việc AI hợp, nhưng hợp ở đúng một phần chứ không phải toàn bộ.

Việc nên giao: dựng khung thư theo bốn phần ở trên, viết ra ba tới bốn biến thể giọng văn để bạn chọn, rà lại câu chữ xem có chỗ nào nghe kẻ cả không, và kiểm xem có lọt từ ngữ thuộc nhóm cấm hay không.

Việc không được giao: viết câu ghi nhận cụ thể. Câu đó phải do người đọc hồ sơ viết, vì chỉ người đó mới biết ứng viên này khác ứng viên kia ở chỗ nào. Giao phần đó cho máy là quay về đúng kiểu mẫu chung mà chúng ta vừa chê.

Và một quy tắc bắt buộc: không dán hồ sơ thật, tên thật, hay thông tin liên hệ của ứng viên lên công cụ công cộng. Mô tả tình huống chung chung là đủ để lấy khung thư. Lý do đầy đủ tôi viết ở bài có nên đưa dữ liệu nhân sự lên ChatGPT không.

6. Cách làm thật khi có hàng trăm hồ sơ

Đây là chỗ mọi người bỏ cuộc, vì viết tay từng lá cho hai trăm người là bất khả thi. Cách tôi làm là chia nhóm.

Nhóm không qua vòng hồ sơ. Dùng một mẫu chung nhưng có tên và vị trí đúng, ngắn gọn, lịch sự. Không cần câu ghi nhận riêng, vì bạn chưa từng gặp họ. Nhóm này chiếm phần lớn số lượng và xử lý được hàng loạt.

Nhóm đã phỏng vấn nhưng không chọn. Bắt buộc có câu ghi nhận riêng, vì họ đã bỏ thời gian tới gặp bạn. Nhóm này thường chỉ vài người mỗi đợt, hoàn toàn làm tay được.

Nhóm vào tới vòng cuối. Nên gọi điện trước rồi mới gửi thư. Người đã đi tới vòng cuối mà chỉ nhận được một cái thư thì cảm giác rất khác.

Chia như vậy thì khối lượng thật sự cần viết tay giảm xuống rất nhỏ, và phần còn lại giao cho máy được mà không mất chất.

7. Kiểm lại trước khi bấm gửi

Danh sách này tôi chạy mỗi lần, và nó chặn được gần hết lỗi.

Tên và vị trí có đúng người không. Lỗi ghép nhầm tên là lỗi không thể chữa sau khi đã gửi.

Có câu nào nghe kẻ cả không. Đọc to lên một lần là nghe ra ngay.

Có lọt thông tin thuộc nhóm cấm không. Tuổi, giới tính, tình trạng gia đình, nơi ở.

Có hứa điều gì mà đơn vị không định làm không. Nếu có thì bỏ đi.

Gửi đúng địa chỉ chưa, và có ai bị lộ danh sách không. Gửi hàng loạt mà để lộ toàn bộ địa chỉ người nhận là lỗi nặng, và rất hay xảy ra khi vội.

8. Thứ đáng giữ lại sau mỗi đợt tuyển

Không phải các lá thư đã gửi. Là bộ khung và bộ quy tắc: ba mẫu cho ba nhóm, danh sách từ ngữ cấm, và bảng kiểm trước khi gửi.

Có bộ đó thì đợt tuyển sau chạy lại được trong vài phút, người mới trong phòng cũng làm đúng ngay từ lần đầu, và chất lượng không phụ thuộc vào việc hôm đó ai rảnh. Cách dựng một quy trình chạy lại được tôi mô tả kỹ ở bài kiểm bảng chấm công.

9. Hai câu hay bị viết sai, và cách viết lại

Đây là hai câu xuất hiện trong gần như mọi lá thư từ chối, và cả hai đều đang được viết theo cách gây khó chịu.

Câu thứ nhất: "hồ sơ của anh chị chưa phù hợp với vị trí này". Vấn đề nằm ở chữ "chưa phù hợp", vì nó đẩy hết về phía ứng viên và không nói gì thêm. Viết lại theo hướng nói về nhu cầu của đơn vị: "ở vị trí này chúng tôi đang cần người có kinh nghiệm trực tiếp ở mảng vận hành ca đêm, nên lần này chúng tôi chưa mời anh chị đi tiếp". Cùng một thông tin, nhưng người đọc hiểu ra được điều cụ thể.

Câu thứ hai: "chúng tôi sẽ lưu hồ sơ và liên hệ khi có vị trí phù hợp". Câu này bị dùng nhiều tới mức không ai còn tin. Nếu đơn vị thật sự có lưu và thật sự sẽ liên hệ thì nói rõ khoảng thời gian và mảng nào. Nếu không thì bỏ hẳn câu này đi, thư sẽ tử tế hơn là giữ một lời hứa suông.

Nguyên tắc chung của cả hai: nói ít mà thật, hơn là nói nhiều mà rỗng. Người đi làm đọc nhiều thư từ chối đủ để nhận ra câu nào là câu sáo.

10. Việc này gắn với chuyện lớn hơn

Thư từ chối là một mảnh nhỏ của hình ảnh đơn vị trong mắt người đi làm, và hình ảnh đó lại quyết định việc tuyển người có dễ hay không ở đợt sau. Ở một địa bàn mà các đơn vị cách nhau vài cây số, thứ này lan rất nhanh.

Nó cũng là một trong những việc mà phòng Nhân sự dễ giao nhầm cho máy nhất, vì nhìn bề ngoài thì chỉ là soạn văn bản. Tôi có liệt kê các kiểu giao nhầm hay gặp ở bài năm sai lầm khi phòng Nhân sự bắt đầu dùng AI.

11. Vì sao tôi viết bài này

Vì trong mười tám năm làm nghề, tôi thấy khâu từ chối là khâu bị xem nhẹ nhất mà lại ảnh hưởng lâu nhất tới hình ảnh của đơn vị trong mắt người đi làm.

Nó cũng là ví dụ rõ nhất cho một điều tôi hay nói: AI giúp bạn làm nhanh phần khung, nhưng phần khiến người đọc thấy mình được tôn trọng thì vẫn phải do con người viết. Bỏ phần đó đi thì bạn chỉ gửi đi nhanh hơn một thứ mà không ai muốn nhận.