Năm sai lầm khi phòng Nhân sự bắt đầu dùng AI

Tôi vừa đứng lớp vừa làm nghề, nên tôi thấy cùng một sai lầm lặp lại ở gần như mọi phòng Nhân sự mới bắt đầu. Năm sai lầm dưới đây không phải lỗi kỹ thuật. Chúng là sai lầm về cách nghĩ, và vì vậy sửa được ngay mà không tốn tiền.

1. Sai lầm thứ nhất: bắt đầu bằng công cụ thay vì bắt đầu bằng việc

Cả phòng ngồi xem giới thiệu tính năng, ai cũng thấy hay, rồi hai tuần sau không ai dùng gì. Vì không có việc thật nào được gắn vào.

Cách làm đúng ngược lại: chọn trước một việc cụ thể đang tốn giờ, rồi mới hỏi công cụ nào giải quyết được. Việc đó nên là việc tuần nào cũng phải làm, làm xong thì mệt, và không ai khen.

2. Giao cho AI việc dễ nhất thay vì việc đau nhất

Đây là lỗi tinh vi hơn. Phòng bắt đầu bằng những việc nhẹ như soạn một cái thông báo, viết một đoạn giới thiệu. Làm được, thấy vui, rồi dừng ở đó.

Vấn đề là những việc đó vốn không tốn mấy thời gian. Tiết kiệm được mười lăm phút thì không ai thấy khác biệt, và không ai thấy khác biệt thì cả phòng quay về nếp cũ.

Thứ đáng giao là những việc nặng mà trước đây phải làm chậm vì không đủ người: rà soát dữ liệu ở quy mô lớn, đọc bộ tài liệu dày, tổng hợp báo cáo từ nhiều nguồn. Làm được một việc như vậy thì cả phòng tin ngay, không cần thuyết phục.

3. Đưa dữ liệu thật lên công cụ công cộng

Đây là lỗi nặng nhất, và là lỗi duy nhất trong năm lỗi này có thể xoá sạch mọi thứ phòng bạn xây được.

Hồ sơ nhân sự, bảng lương, danh sách người lao động, hợp đồng. Chỉ cần một lần dán lên nhầm chỗ là hết. Người làm thường không cố ý, họ chỉ đang vội và nghĩ rằng một lần thì không sao.

Nguyên tắc phải đặt ra trước khi cả phòng bắt đầu, không phải sau khi có chuyện: không có dữ liệu thật nào rời khỏi máy của đơn vị. Muốn dùng AI cho việc có dữ liệu thật thì mô tả cấu trúc chứ không đưa nội dung. Tôi viết riêng cách làm ở bài về việc có nên đưa dữ liệu nhân sự lên ChatGPT.

4. Lấy kết quả của máy làm kết luận

Máy chạy ra một danh sách điểm nghi vấn, và người ta mang nguyên danh sách đó đi báo cáo. Tôi đã thấy chuyện này và nó gây hậu quả thật.

Một điểm được đánh dấu chưa phải là một lỗi. Nó chỉ là chỗ không khớp với bộ quy tắc mà chính bạn vừa viết ra, và bộ quy tắc đó cũng có thể sai. Mỗi điểm phải mở hồ sơ gốc ra đối chiếu rồi mới kết luận.

Nếu bỏ bước này, bạn biến một công cụ kiểm soát thành một bản cáo trạng nhắm vào đồng nghiệp, trong khi phần lớn các điểm rồi sẽ có lời giải thích hợp lý. Tôi nói kỹ hơn ở bài về việc bảng lương cân tổng vẫn có thể sai.

5. Mỗi người dùng một kiểu, không ai ghi lại

Sau vài tháng, phòng có bốn người thì bốn cách làm. Người nào nghỉ thì cách làm của người đó biến mất theo. Và không ai trả lời được câu hỏi đơn giản nhất: việc này chúng ta làm theo quy tắc nào.

Thứ đáng giữ lại không phải kết quả của một lần chạy. Là bộ quy tắc đã viết ra thành chữ: đầu vào là gì, xử lý thế nào, thế nào là đạt, ai kiểm lại. Có nó thì người mới vào chạy lại được, và kết quả tháng này so được với tháng trước.

6. Dấu hiệu nhận ra phòng mình đang mắc lỗi nào

Năm lỗi trên nghe thì rõ, nhưng lúc đang ở trong đó thì khó thấy. Đây là những dấu hiệu tôi dùng để tự soi.

Nếu hỏi cả phòng "tuần này AI giúp được việc gì" mà không ai kể ra được một việc cụ thể, thì phòng đang mắc lỗi thứ nhất. Học công cụ chứ chưa gắn vào việc.

Nếu ai cũng kể được nhưng toàn là việc nhỏ kiểu soạn thông báo, viết đoạn giới thiệu, thì đang mắc lỗi thứ hai. Làm được nhưng không ai thấy khác biệt, nên sớm muộn cũng bỏ.

Nếu có người trả lời "em dán bảng đó lên hỏi cho nhanh", dừng lại ngay. Đó là lỗi thứ ba và là lỗi phải xử lý trong ngày, không để tới cuộc họp sau.

Nếu có báo cáo nào nộp lên mà người làm không mở được hồ sơ gốc ra chứng minh từng dòng, thì đang mắc lỗi thứ tư.

Nếu một người nghỉ phép mà việc của người đó không ai làm tiếp được theo đúng cách cũ, thì đang mắc lỗi thứ năm. Cách làm nằm trong đầu một người chứ chưa nằm trên giấy.

7. Vì sao những lỗi này lặp lại ở gần như mọi nơi

Vì cả năm lỗi đều dễ chịu hơn cách làm đúng trong ngắn hạn.

Xem giới thiệu tính năng thì nhẹ nhàng hơn ngồi viết quy tắc ra giấy. Giao việc dễ thì có kết quả ngay, còn giao việc nặng thì lần đầu thường thất bại. Dán thẳng dữ liệu lên thì nhanh hơn dựng quy trình chạy tại chỗ. Lấy luôn kết quả của máy thì xong sớm hơn mở hồ sơ gốc đối chiếu. Mỗi người làm một kiểu thì không phải họp thống nhất.

Nên đây không phải chuyện thiếu hiểu biết. Là chuyện chọn cái khó hơn ở giai đoạn đầu để đổi lấy cái bền về sau. Phòng nào có người đứng ra giữ nguyên tắc đó thì đi được xa, phòng nào không có thì sau ba tháng quay lại y như cũ.

8. Ba việc nên làm ngay trong tuần đầu

Một, chốt nguyên tắc dữ liệu trước khi làm bất cứ gì khác. Viết ra một trang, cả phòng ký vào. Đây là việc tốn ba mươi phút và tránh được rủi ro lớn nhất.

Hai, chọn đúng một việc nặng nhất của phòng và viết nó ra thành chữ. Không chọn hai việc.

Ba, cử một người giữ bộ quy tắc. Không phải người giỏi máy nhất, mà người kỹ tính nhất. Việc của người đó là bảo đảm mọi thứ đều được ghi lại.

Ba việc này gộp lại tốn chưa tới một buổi, và chúng chặn trước bốn trong sáu sai lầm kể trên. Đừng làm ngược lại thứ tự, nhất là đừng để việc chốt nguyên tắc dữ liệu xuống sau cùng, vì đó là sai lầm duy nhất không sửa lại được sau khi đã xảy ra.

9. Sai lầm của người quản lý, không phải của nhân viên

Có một sai lầm thứ sáu mà tôi để riêng, vì nó không nằm ở người làm mà nằm ở người quản lý phòng.

Đòi thấy kết quả ngay trong tuần đầu. Người quản lý giao cả phòng dùng AI rồi hai tuần sau hỏi tiết kiệm được bao nhiêu giờ. Câu hỏi đó nghe hợp lý nhưng nó giết chết việc học, vì giai đoạn đầu bắt buộc phải có những lần thất bại. Ai bị hỏi con số quá sớm sẽ chọn việc dễ để có báo cáo đẹp, tức là rơi thẳng vào sai lầm thứ hai.

Cách hỏi đúng trong ba tháng đầu không phải hỏi tiết kiệm bao nhiêu giờ, mà hỏi tuần này em viết được quy tắc cho việc nào rồi. Đo bằng số quy trình đã ghi ra giấy, không đo bằng giờ. Giờ sẽ tự tới sau, và tới rất rõ.

Tôi cũng đã viết riêng về chuyện học xong mà không dùng được vào việc, ở bài này, vì đó là hệ quả trực tiếp của cách quản lý vội.

10. Điều tôi muốn nói cuối cùng

Cả sáu sai lầm trên đều không phải lỗi của công cụ, và không sai lầm nào cần thêm ngân sách để sửa. Chúng đều là sai lầm về thứ tự làm việc.

Phòng nào làm đúng thứ tự thì sau vài tháng có một bộ quy trình chạy lại được, ví dụ như quy trình kiểm bảng chấm công mà tôi mô tả trong một bài khác. Và vị thế của phòng trong tổ chức đổi hẳn: từ chỗ ngồi trả lời khi bị hỏi, sang chỗ biết trước chỗ sẽ bị hỏi rồi xử lý trước.